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贵州省《电子档案移交与接收办法》实施细则(试行)

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  第一章 总 则


  第一条  为规范贵州省电子档案移交与接收工作,确保电子档案的真实、完整、可用和安全,促进档案信息资源开发利用,按照《中华人民共和国档案法》、《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档、与档案管理要求》等有关法律法规和相关规定,结合贵州省电子档案管理的实际,特制定本办法。


  第二条  本办法适用于贵州省各级国家综合档案馆及贵州省各级国家综合档案馆接收范围内的党政机关、人民团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成的电子档案的移交和接收工作。


  第三条 本办法所称电子档案,是指党政机关、人民团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。


  第四条 移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用;涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。


  第五条  贵州省各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督、指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。


  第二章 电子档案移交


  第六条 移交单位范围:属于贵州省各级国家综合档案馆接收范围的单位。


  第七条  档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交,特殊情况可延长移交时间;涉密电子档案移交时间另行规定;档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。


  第八条 移交的内容:


  (一)凡属贵州省各级国家综合档案馆接收范围内的单位在公务活动中形成的各种门类电子档案;


  (二)描述产生电子档案及运行过程的元数据;


  (三)保证电子档案属性的技术方法和相关软件;


  (四)按规定需向贵州省各级国家综合档案馆移交的其他电子资料。


  第九条 移交前的准备工作:


  移交单位按照同级综合档案馆接收电子档案计划要求,填报需移交电子档案的基本情况,同时对需移交电子档案的准确性、完整性、可用性和安全性进行检查,合格后方可移交。


  第十条 电子档案移交的基本要求:


  (一)移交单位对本单位办公自动化(OA)系统形成的电子文件,应按该(OA)系统有关操作及时归档,归档后的数据包含电子档案及其元数据,元数据应当与电子档案一起移交;移交单位对本单位非办公自动化(OA)系统形成的电子文件,应及时归档;数据移交时,有封装工具的,一般采用基于XML的封装方式组织档案数据,没有封装工具的,电子档案目录可以MDB、DBF、XLS文件格式描述,电子档案全文可以JPEG、TIFF、PDF文件格式描述;其他格式的电子档案移交应符合国家有关要求。


  (二)电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息;


  (三)采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交,压缩的电子档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。


  第十一条 电子档案移交的主要流程是:组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。


  第十二条 电子档案一般以离线方式移交;在条件许可的前提下,可以进行在线移交。


  第十三条 离线移交电子档案应当满足下列基本要求:


  (一)移交单位采用光盘移交电子档案,光盘应当符合归档要求;


  (二)移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘,光盘应当单个装盒;


  (三)移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测;


  (四)存储电子档案的光盘和光盘盒上应当分别标注反映其内容的标签,标签的标注方法见附件一;


  (五)移交光盘内电子档案的存储结构见附件二;


  (六)不同年度、不同保管期限的电子档案一般不存储于同一光盘内。


  第十四条  在线移交电子档案的单位如果在贵州省电子政务内网上部署有“电子档案移交接收管理平台”客户端的,可在贵州省电子政务内网上利用该平台传输电子档案;其他方式的在线移交应当按照国家保密要求传输电子档案;传输的数据包应当符合DA/T46—2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47-2009《版式文件长期保存格式需求》、DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》要求。


  第三章 电子档案接收


  第十五条  贵州省各级综合档案馆采用“电子档案移交接收管理平台”的,应用该平台进行电子档案数据的接收,没有“电子档案移交接收管理平台”的,按光盘载体内电子档案的存储结构组织数据进行在线接收或采用离线移交方式进行接收。


  第十六条  电子档案接收的主要流程是:检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。


  第十七条 贵州省各级国家综合档案馆应当对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验,合格后方可接收。


  第十八条  电子档案检验合格后办理交接手续,填写《电子档案移交与接收登记表》(见附件三),由交接双方签字、盖章,各自留存一份;《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。


  第十九条 贵州省各级国家综合档案馆应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。


  第二十条  贵州省各级国家综合档案馆电子信息管理部门收到移交的电子档案后,一般在五个工作日内导入档案管理系统保存;如果档案管理系统不具备导入所接收电子档案功能的,应按照国家有关标准保存所接收的电子档案。


  第二十一条 贵州省各级国家综合档案馆应当对接收的电子档案载体保存5年以上。


  第二十二条 贵州省各级国家综合档案馆对电子档案载体应当按照DA/T 38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》进行管理。


  第四章 附 则


  第二十三条 本办法由贵州省档案局负责解释。


  第二十四条 本办法自2013年12月1日起施行

      附件:贵州省电子档案光盘载体标注规范.doc

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